Privacy eerst.

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website (sindo.be) en in het kader van onze dienstverlening worden verzameld, is:

• SinDo BV — handelsnaam Sindo
• Koolskampstraat 13, 8740 Pittem, België
• Ondernemingsnummer: 0764.582.011 · BTW: BE 0764.582.011
• E-mail: hello@sindo.be
• Telefoon: +32 478 95 88 53

Sindo heeft geen verplichte Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) aangesteld, maar je kan met al je privacy-vragen rechtstreeks terecht bij hello@sindo.be.

Dit beleid is ook van toepassing op onze SaaS-platformen Startjeeigenwebshop.be en PHPPilot.be, tenzij deze een afzonderlijk privacybeleid hanteren. In dat geval primeert het platform-specifieke beleid.

Afhankelijk van hoe je met ons in contact komt, kunnen we de volgende gegevens verzamelen:

Wanneer je het contactformulier gebruikt

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), bedrijfsnaam (optioneel)
• Type project waarin je interesse hebt en indicatief budget
• De inhoud van je bericht

Wanneer je klant wordt

• Facturatiegegevens: vennootschapsnaam, BTW-nummer, adres
• Contactpersoon: naam, functie, e-mail, telefoon
• Toegangsgegevens (technische credentials) die je ons verstrekt voor de uitvoering van de opdracht

Wanneer je onze website bezoekt

• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, besturingssysteem, bezochte pagina's, verblijfsduur
• Cookies zoals beschreven in het hoofdstuk "Cookies" hieronder

Wanneer je solliciteert

• CV, motivatiebrief en alle gegevens die je vrijwillig meedeelt

We verzamelen geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (gezondheid, geloofsovertuiging, politieke voorkeur, enz.).

We verwerken je persoonsgegevens enkel voor de hieronder vermelde doeleinden:

1. Beantwoorden van je vraag via het contactformulier, e-mail of telefoon.
2. Uitvoeren van de overeenkomst: projectopvolging, facturatie, hosting, support, ondersteuning.
3. Wettelijke verplichtingen: boekhouding, BTW-administratie, fiscale bewaarplichten.
4. Verbeteren van onze website en diensten via geaggregeerde, anonieme gebruiksstatistieken.
5. Beveiliging: detecteren van misbruik, fraude of cyberaanvallen.
6. Wervingsproces indien je solliciteert.

We gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering met juridisch significant gevolg.

Elke verwerking steunt op één van de volgende rechtsgronden uit artikel 6 AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b) — voor projectopvolging, hosting, facturatie en support.
• Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) — voor boekhouding en BTW.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) — voor beveiliging, fraudepreventie en website-statistieken. Hierbij wegen we onze bedrijfsbelangen steeds af tegen jouw privacyrechten.
• Toestemming (art. 6.1.a) — voor optionele cookies en eventuele nieuwsbrieven. Toestemming kan je op elk moment intrekken.

We bewaren je gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk:

• Contactaanvragen die niet tot een opdracht leiden: 12 maanden, daarna verwijderd.
• Klantgegevens en projectdocumentatie: 10 jaar na einde van de overeenkomst (boekhoudkundige bewaarplicht).
• Facturatiegegevens: 10 jaar (art. III.86 Wetboek economisch recht).
• Server-logs en technische logs: maximaal 90 dagen.
• Back-ups van hostingdata: rolling window van 14 tot 30 dagen, afhankelijk van het SLA-niveau.
• Sollicitatiegegevens: tot 2 maanden na afronding van de procedure; bij jouw toestemming maximaal 2 jaar in onze talent pool.

We verkopen je gegevens nooit aan derden. We delen ze enkel met zorgvuldig geselecteerde subverwerkers, uitsluitend voor de hierboven beschreven doeleinden:

Onze huidige subverwerkers

• Hosting-leveranciers in België of de EU — voor het hosten van onze eigen infrastructuur en die van klanten.
• E-mailprovider — voor inkomende en uitgaande zakelijke e-mail.
• Boekhoudsoftware — voor facturatie en boekhouding.
• Foutmonitoring (Flare of equivalent) — voor het detecteren van technische fouten in onze applicaties.
• Betaaldienstverleners (bv. Mollie, Stripe) — uitsluitend voor klanten van Startjeeigenwebshop.
• Google LLC / Google Ireland Ltd. — voor Google Analytics 4 (bezoekersstatistieken). Enkel actief mits jouw expliciete toestemming via de cookie-banner.

Een actuele lijst van subverwerkers is op verzoek beschikbaar via hello@sindo.be. Alle subverwerkers zijn contractueel verbonden aan dezelfde of strengere privacynormen.

Doorgifte buiten de EER

We streven ernaar al je gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te houden. Voor Google Analytics gebeurt verwerking in EU-datacenters; eventuele doorgifte naar de Verenigde Staten valt onder het EU-US Data Privacy Framework (juli 2023), waarvoor Google Ireland Ltd. en Google LLC gecertificeerd zijn. Voor andere subverwerkers gelden de standaard contractuele clausules van de Europese Commissie wanneer doorgifte naar een derde land nodig is.

Wettelijke verplichtingen

We kunnen gegevens overmaken aan bevoegde overheden indien dit wettelijk verplicht is (bv. politie, justitie, fiscus).

Onze website maakt gebruik van cookies: kleine tekstbestandjes die in je browser worden opgeslagen. We onderscheiden:

Noodzakelijke cookies

Deze zijn essentieel voor de werking van de website (sessie, taalvoorkeur, CSRF-beveiliging). Ze worden zonder voorafgaande toestemming geplaatst, zoals toegelaten door de e-Privacy-richtlijn.

• XSRF-TOKEN — Laravel CSRF-bescherming (vervalt aan het einde van de sessie).
• sindo-session — sessie-identificatie (vervalt aan het einde van de sessie).
• sindo_cookie_consent_v1 — bewaart jouw cookie-keuzes (vervalt na 12 maanden).

Statistische cookies (optioneel)

Met jouw uitdrukkelijke toestemming gebruiken we Google Analytics 4 om geanonimiseerd te begrijpen welke pagina's nuttig zijn. We gebruiken hiervoor Google's Consent Mode v2: zolang je geen toestemming hebt gegeven worden er geen identifying cookies geplaatst en geen IP-adressen gelogd. Bij toestemming worden de volgende cookies geplaatst:

• _ga — onderscheidt unieke bezoekers (vervalt na 13 maanden).
• _ga_D06JRG9NHD — persistent state voor onze GA4-property (vervalt na 13 maanden).

De gegevens worden door Google Ireland Ltd. (verwerker) verwerkt in EU-datacenters. Eventuele doorgifte naar Google LLC in de Verenigde Staten valt onder het EU-US Data Privacy Framework. We bewaren Analytics-data maximaal 14 maanden, daarna automatisch verwijderd.

Je kan deze toestemming op elk moment intrekken via de "Cookie-voorkeuren"-link onderaan de site, of rechtstreeks via je Google Analytics opt-out browser add-on.

Marketing cookies

We gebruiken momenteel geen marketing- of advertentie-cookies van derde partijen. De banner toont de categorie wel zodat we ze conform kunnen activeren als we ooit een campagne zouden lanceren.

Je kan cookies op elk moment beheren via de instellingen van je browser of via de cookie-banner onderaan de site. Het verwijderen van noodzakelijke cookies kan delen van de website onbruikbaar maken.

Onder de AVG heb je de volgende rechten ten aanzien van je persoonsgegevens:

• Recht op inzage — een kopie ontvangen van de gegevens die we over je bewaren.
• Recht op rectificatie — onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op wissing ("recht om vergeten te worden") — verwijdering vragen wanneer de gegevens niet langer nodig zijn.
• Recht op beperking van de verwerking — vragen om verwerking tijdelijk stop te zetten in afwachting van controle.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid — je gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar formaat.
• Recht van bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken — voor verwerkingen op basis van toestemming.
• Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming — we doen dit overigens niet.

Om een recht uit te oefenen, stuur je een e-mail naar hello@sindo.be met vermelding van het recht dat je wenst uit te oefenen en — indien nodig om je identiteit te verifiëren — een kopie van je identiteitskaart (afgeplakt rijksregisternummer en pasfoto). We reageren binnen 30 kalenderdagen.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik:

• TLS-encryptie (HTTPS) voor al het verkeer van en naar onze websites.
• Versleutelde back-ups in Belgische of EU-datacenters.
• Toegangscontrole op need-to-know-basis en sterke wachtwoorden / 2FA voor alle medewerkers.
• Beveiligingsupdates voor besturingssystemen, frameworks en libraries op een continue cadans.
• Foutmonitoring en intrusion detection op productie-omgevingen.

In het — uiterst onwaarschijnlijke — geval van een datalek met risico voor jouw rechten en vrijheden, melden we dit binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, indien wettelijk vereist, ook rechtstreeks aan jou.

Heb je een klacht over hoe wij met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via hello@sindo.be. We zoeken altijd graag eerst zelf naar een oplossing.

Ben je toch niet tevreden, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

We kunnen dit privacybeleid op elk moment aanpassen om het in lijn te houden met nieuwe wetgeving, technische ontwikkelingen of veranderingen in onze dienstverlening.

De meest recente versie is steeds beschikbaar op /nl/privacy met vermelding van de datum van de laatste wijziging. Voor doorlopende klantrelaties melden we ingrijpende wijzigingen vooraf per e-mail.